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Emissão de nota fiscal: tudo o que você precisa saber

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13 minutos para ler

A emissão de nota fiscal é um procedimento vital  para que um provedor de internet opere da forma correta diante dos órgãos tributários do nosso país. Com a correta emissão desse documento, é possível evitar qualquer tipo de problema de natureza fiscal que possa vir a ocorrer. Para o provedor, existe a vantagem de ter um olhar mais certeiro sobre sua própria situação financeira e, dessa forma, traçar planos de expansão.

Neste artigo, você encontrará informações importantes a respeito desse tema e entenderá porque você deve dedicar atenção a esse assunto. Além disso, conhecerá os procedimentos necessários e as inovações que cercam a emissão, bem como os softwares que podem ajudar você a ter o melhor resultado possível. Acompanhe!

Por que usar nota fiscal?

Durante a existência de uma empresa, seu funcionamento normal tem a prerrogativa de que ocorra faturamento. De fato, não há existência  de uma pessoa jurídica sem essa variável essencial. Na prática, isso significa a entrada de dinheiro no caixa da organização, seja pela venda de produtos ou por meio da prestação de serviços.

Tomado isso como condição indispensável para o bom funcionamento da companhia, uma ação muito importante deve existir para que toda a operação de faturamento ocorra de maneira saudável: a emissão de nota fiscal como contrapartida à arrecadação de recursos pelo exercício da atividade fim a que se presta a empresa.

Ou seja, se o dinheiro entrou, então deve ser emitida uma nota. E são várias as razões para isso: a nota fiscal é um documento que tem validade jurídica, e é por meio dela que a venda de produtos ou a prestação de serviços fica registrada. Ela informa ao governo as transações realizadas e serve para que a documentação do pagamento de tributos seja corretamente escriturada. Assim, o processo de contabilidade é feito em conformidade com a legislação vigente.

Olhando pelo lado do cliente, devemos ressaltar também que é seu direito o fornecimento do documento. Está previsto no código do consumidor e jamais deve ser negligenciado. Em caso de insatisfação com a compra ou reclamação de algum serviço prestado, a nota fiscal dá amparo para buscar as soluções possíveis para resolver o problema.

Vale ressaltar que desde o ano de 2006 a nota fiscal física vem sendo substituída pela nota fiscal eletrônica. Esta confere mais praticidade ao processo de emissão e, por ser digital, facilita o controle do emissor e a prestação de contas ao fisco.

Quem deve emitir nota fiscal?

A emissão de nota fiscal é um procedimento com aplicação ampla. Sendo assim, qualquer empresa que comercialize algum tipo de produto ou que preste um serviço está obrigada a emitir nota fiscal sempre que exercer a sua atividade fim. A exceção a essa regra fica por conta dos microempreendedores individuais. Estes não têm a obrigação de emitir a nota ao fazerem negócios com pessoas físicas. Se a transação for efetuada com outra empresa, então, deve  emitir a nota.

Um ponto importante que qualquer provedor de internet deve observar é que não emitir nota fiscal quando prestar um serviço pode significar crime de sonegação de impostos. Trata-se de uma situação grave, pois a pena prevista em código penal é de dois a cinco anos de prisão, além da aplicação de multas. Isso sem contar, claro, o prejuízo à imagem da empresa, impactando diretamente e de forma negativa a percepção dos clientes e a fidelização de assinantes.

Como forma de melhorar o fluxo de informações, o governo implementou a nota fiscal eletrônica em substituição à nota física. Esse foi um importante passo para a modernização do sistema. Acompanhe a seguir as vantagens proporcionadas pela operação digital.

Quais são os benefícios da emissão de nota fiscal eletrônica?

A emissão das notas fiscais eletrônicas proporciona diversas vantagens para as empresas. Acompanhe!

Redução de custos

Quando um provedor opta por fazer a emissão de suas notas fiscais pelo meio digital, ele escolhe economizar recursos em várias frentes. A primeira delas diz respeito ao material utilizado, pois não há necessidade de fazer compra de papéis e nem de gastar com tintas de impressoras.

Além disso, usar o meio virtual para o armazenamento de notas fiscais gera uma economia enorme de espaço físico. Não é necessário criar arquivos físicos para guardar as notas. Outro ponto importante é o valor economizado referente ao tempo de trabalho dos funcionários que seria dedicado à organização dos documentos e de eventuais buscas a diferentes arquivos sempre que fossem solicitados.

Aumento da produtividade

Esse ponto também deve ser considerado, pois ele impacta diretamente o retorno financeiro proporcionado pelo provedor. Com a emissão de notas fiscais em meio eletrônico, a equipe responsável por essa tarefa ganha muito em produtividade, a começar pela velocidade de emissão que o meio eletrônico oferece.

As notas digitais não precisam ser preenchidas do zero sempre que forem confeccionadas. Isso porque um sistema informatizado é capaz de armazenar os dados de clientes recorrentes. Sempre que uma nova nota precisar ser emitida para o mesmo cliente, seus dados serão preenchidos automaticamente. Além disso, é possível fazer um cadastro prévio para quem deseja emitir notas futuramente.

Controle financeiro e fiscal

Com o uso do ambiente digital para emissão de notas fiscais, o processo de controle torna-se muito mais apurado. Isso ocorre porque os sistemas de organização dos programas emissores de notas fiscais contam com ferramentas de busca dentro do próprio arquivo no qual se encontram os documentos.

Assim, é possível saber de modo fácil e rápido todos os dados a respeito do pagamento de tributos, as esferas nas quais ocorreram, o total faturado por período, entre tantas outras informações. E tudo isso pode ser acessado a qualquer hora e de qualquer lugar. Basta que haja um computador conectado à internet, pois os sistemas funcionam a partir da nuvem.

Incentivo ao desenvolvimento tecnológico

Além de todas as vantagens já apresentadas neste tópico, vale ressaltar que, ao usar a nota fiscal eletrônica, um provedor incentiva o desenvolvimento do mercado digital, pois mostra claramente a adoção de novas tecnologias a um modelo de negócios já existente.

O fato de essa modernização partir do próprio governo pode dar um direcionamento para indicar os rumos que o mercado está tomando. E em se tratando de um negócio cuja lucratividade está aliada ao serviço de acesso à internet, o recomendável é incentivar iniciativas empreendedoras baseadas na tecnologia tanto quanto puder.

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica?

Para que seja possível emitir uma nota fiscal do tipo eletrônica, é necessário que um provedor de internet confirme sua identidade no meio digital. Isso é necessário para que o documento tenha validade e para que se confie em seu emissor. Essa autenticidade no meio virtual é feita por meio de um certificado digital. Ele deve ser adquirido por meio de uma autoridade certificadora, pois assim a operação torna-se confiável.

O certificado digital foi implementado em 2001 e funciona como uma assinatura eletrônica. Ele está disponível tanto para pessoas físicas como para pessoas jurídicas. A estas últimas, é obrigatório emitir a nota fiscal do tipo eletrônica (e, portanto, possuir um certificado digital) caso tenham mais de cinco funcionários para empresas optantes pelo Simples Nacional ou que sejam do regime de Lucro Real ou Presumido.

Um ponto de destaque refere-se à confiabilidade dos dados e, consequentemente, da operação. Esse tipo de certificação se baseia em criptografia. Isso significa que os dados têm chave de identificação no momento de serem transacionados via internet. Isso garante que os arquivos não sejam corrompidos e atesta como verdadeira a assinatura eletrônica conferida a determinado documento.

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A segunda exigência para poder realizar a emissão de uma nota fiscal eletrônica diz respeito ao credenciamento do provedor na Secretaria de Estado da Fazenda. É possível fazer o procedimento em modo de testes até que tudo esteja correto. Basta escolher a opção de homologação quando estiver sendo feito o cadastro. Depois que tudo estiver em conformidade, é só mudar a opção de credenciamento para o modo de produção.

Por fim, para tornar a emissão mais prática e melhorar o gerenciamento das notas já emitidas, pode ser adotado um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas. O uso de um sistema informatizado é altamente recomendado, porque os emissores gratuitos disponibilizados por prefeituras e secretarias de fazenda costumam ter limitações que impedem uma boa gestão. Existem várias opções no mercado, e os melhores sistemas podem ser integrados com módulos de gerenciamento financeiro do provedor.

Quais são os 3 principais tipos de nota fiscal eletrônica?

Existem diversas modalidades de notas fiscais eletrônicas. Veja a seguir quais são os três tipos principais.

1. Nota fiscal eletrônica — NF-e

A nota fiscal eletrônica é a forma mais básica entre todos os tipos de notas fiscais eletrônicas. Ela é destinada, de forma geral, ao setor de comércio e surgiu como substituição aos antigos modelos 1 e também 1A. Essas notas fiscais eram utilizadas em operações comerciais que envolviam o recolhimento do imposto sobre circulação de mercadorias e serviços — ICMS — tendo, portanto, destinação ao estado.

Logo, a NF-e é obrigatória em toda transação de uma empresa que tem como atividade fim o ramo comercial, e sua validação se dá por meio de assinatura digital (com o certificado) e de autorização por parte da Secretaria da Fazendo do estado em que a companhia está sediada.

2. Nota fiscal de serviços eletrônica — NFS-e

É nessa categoria de nota fiscal que se encaixam os provedores de internet. Como a própria nomenclatura sugere, esse documento tem sua emissão voltada para empresas que prestam algum tipo de serviço. A NFS-e surgiu em substituição à declaração de serviço, que também era chamada de bloco de notas e era usada para discriminar as atividades exercidas pelos prestadores.

3. Nota fiscal do consumidor eletrônica — NFC-e

Essa nota deve ser utilizada no setor de varejo e tem a finalidade de atestar uma compra feita por determinado consumidor. A intenção com esse documento é substituir o conhecido cupom fiscal, que sempre é emitido logo após uma compra. A NFC-e é uma opção digital ao tradicional canhoto que confirma a compra executada.

Por que usar um emissor de nota fiscal eletrônica?

Utilizar um emissor de notas fiscais não é a única opção para executar essa tarefa. Existem outras duas alternativas para isso. Uma delas é usar o emissor gratuito disponibilizado pela Secretaria de Fazenda do estado em que o provedor está situado ou o da prefeitura do município em questão. A outra opção é usar um emissor próprio que deve ser integrado ao sistema do governo.

No entanto, essas duas alternativas geram problemas ao provedor. Isso acontece porque os emissores gratuitos não oferecem a possibilidade de integração com o sistema de gestão interno do provedor, além de apresentarem diversas limitações. Já em relação ao uso de um sistema próprio, isso implica em desenvolver uma solução interna. É uma alternativa que desvia o foco do provedor de fornecer acesso à internet, pois um sistema interno pressupõe desenvolvimento de softwares.

Pelo exposto acima, é fácil perceber que contratar um emissor de notas fiscais de um fornecedor é a melhor opção entre as três disponíveis. Softwares desse tipo são integrados a todos os sistemas tributários governamentais existentes. Além disso, contam com armazenamento de arquivos em nuvem, o que confere muito mais segurança à operação. Somado a isso, é possível integrar outros sistemas que podem fazer a análise de dados financeiros considerando as notas fiscais já emitidas pelo provedor.

De que forma o MK 3.0 te ajuda com a emissão de nota fiscal?

O MK 3.0 é uma solução completa para o mercado de provedores, desde aqueles que estão em fase inicial de implantação até mesmo para os que já possuem milhares de clientes. O sistema possui um módulo financeiro completo, o qual é possível fazer a integração com as notas fiscais emitidas e, assim, produzir relatórios que darão uma visão geral a respeito do negócio. Ele permite também um atendimento multicanal e possui um chatbot para atendimento.

Com o módulo financeiro do MK 3.0 é possível ter um controle de caixa completo. Além disso, pode-se ter uma visão de todas as conciliações bancárias existentes, bem como fazer a geração de remessa e leitura de retorno. Também estão disponíveis todos os relatórios referentes ao faturamento que se deseje gerar. As contas a pagar e receber podem ser gerenciadas pelo sistema, além da gestão de todos os contratos que o provedor fechou .

O sistema gera o arquivo do convênio 115-03, para transmissão dos arquivos ao Sefaz, assim como o arquivo do convênio 201 para provedores do Rio Grande do Sul, Santa Catarina e Paraná. Além disso, nós também emitimos nota fiscal modelo 55, que envolve venda de mercadorias, devolução, remessa para conserto e várias outras modalidades de emissão.

Outro diferencial é que trabalhamos com integração de NFSE via webservice, possibilitando a facilidade do cliente gerar lotes de notas, o que normalmente é feito diretamente pelo site da Prefeitura da sua cidade.

A emissão de nota fiscal é imprescindível para manter o bom funcionamento do provedor em suas atividades cotidianas. Executar esse procedimento de acordo com as regras coloca a empresa em conformidade com o fisco e afasta a possibilidade de problemas tributários, além de gerar confiança no cliente. Para auxiliar sua organização, a MK Solutions conta com softwares totalmente integrados  às suas operações financeiras.

Gostou do nosso guia? Então entre em contato e conheça melhor as soluções para provedores de internet que podemos oferecer para você!

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