Devido ao grande número de clientes de um provedor de internet, é possível que haja dificuldade em identificar rapidamente todas as entradas de recursos na conta bancária.
Para comparar o extrato fornecido com os comprovantes de recebimentos, deve ser feita a conciliação bancária. Trata-se de uma tarefa muito trabalhosa para ser feita de modo manual, mas extremamente ágil quando automatizada.
Este artigo falará a respeito desse tema. Ao lê-lo, você saberá com mais detalhes do que se trata esse conceito. Você verá como a conciliação ajuda a detectar inconsistências financeiras e conhecerá todas as vantagens proporcionadas por essa prática. Em seguida, serão apresentadas diversas dicas de como proceder de modo correto ao procedimento. Confira!
O que é conciliação bancária, afinal?
Em toda empresa saudável, existe a entrada e saída de recursos. É exatamente essa movimentação financeira que permite sua existência ao longo do tempo (logicamente com mais entradas do que saídas).
No entanto, as entradas que correspondem ao faturamento costumam ocorrer por mais de uma via: pagamentos à vista em dinheiro ou no débito, parcelamentos via cartão de crédito ou mesmo por emissão de boletos.
Agora, imagine alguém olhando para o extrato da conta bancária e enxergando apenas os números, sem saber o que veio de onde. Pois é, não daria para distinguir muita coisa!
Além disso, como cobrar os inadimplentes já que sequer é possível saber quem foi que deixou de realizar um determinado pagamento?
É para solucionar esse tipo de problema que existe a conciliação bancária. Essa atividade busca fazer a verificação entre os valores recebidos via conta bancária empresarial com o extrato que mostra a movimentação efetivamente.
Trata-se, portanto, de uma tarefa extremamente minuciosa e importante para a saúde financeira do seu provedor, pois pequenos desvios podem acumular grandes prejuízos ao longo do tempo.
Quais são os benefícios em realizar a conciliação bancária?
Desenvolver o hábito de fazer a conciliação pode evitar que uma companhia tome rumos desastrosos. Os pequenos erros de hoje, quando somados ao longo do tempo, podem fornecer uma visão errônea a respeito do cenário financeiro em que a empresa está inserida. Acompanhe a seguir os ganhos conseguidos com a prática.
Identificação de fraudes
A conciliação bancária é um dos melhores métodos para que possa ser feita a identificação de fraudes internas. Principalmente quando o cheque é um meio de pagamento muito usado, é possível que existam falhas no processo de recebimento, como depósitos em valores inferiores e falta de compensação do título.
Controle de movimentações
Com a análise escrupulosa das movimentações bancárias, é possível ter um controle muito maior sobre todo o recurso entrante na companhia. Isso desencadeia uma outra vantagem, que é justamente melhorar a qualidade do fluxo de caixa da organização.
Com a correta identificação de depósitos e os meios pelos quais ocorreram, a situação ganha muito mais clareza e, dessa forma, é possível também identificar onde existe possibilidade de economias.
Revelação de inconsistências
Quando um erro de alguns poucos reais acontece, é normal pensar que trata-se de algo que não é tão grave. No entanto, quando esses acontecimentos são somados ao longo de um ano inteiro, eles podem significar grandes prejuízos.
A conciliação bancária é capaz de demonstrar inconsistências quando elas existem e, de quebra, podem evitar que decisões sejam tomadas sobre dados equivocados advindos desses erros de movimentação financeira. Essas inconsistências são fatores decisivos na hora da aquisição de provedores de internet. Muitas negociações costumam naufragar por falta de informações financeiras do tipo.
Quais são as 4 dicas para fazer uma boa conciliação bancária?
A seguir acompanhe as principais recomendações sobre o processo de conciliação.
1. Tenha uma rotina de conferências
Independentemente do tamanho da empresa a ter a conciliação bancária feita, uma coisa é certa: é preciso ter uma rotina para fazer as conferências necessárias. E claro, é necessário ter disciplina para segui-la, pois do contrário o objetivo não é alcançado.
Nesse sentido, procure estabelecer uma periodicidade plausível de ser seguida e escolha alguma pessoa para ser responsável por isso. Suas conferências podem ser feitas semanalmente, quinzenalmente ou mesmo a cada mês. No entanto, como se trata de um assunto sensível para o desenvolvimento de longo prazo da companhia, o ideal é que a conciliação bancária seja feita todos os dias.
2. Registre todas as movimentações
De nada adianta organizar uma rotina e ter disciplina em cumpri-la se no momento da conferência não existe uma base confiável de dados para fazer a verificação. Para que ocorra o contrário disso, você precisa guardar todo e qualquer comprovante de movimentação bancária, pois eles serão um ponto norteador do trabalho de conciliação.
Assim, é recomendado que você crie o hábito de armazenar todos os documentos que indicam a realização das entradas e saídas de recursos da conta. Posteriormente, eles devem ser usados para atestar a veracidade do extrato bancário. É assim, inclusive, que as inconsistências poderão ser detectadas.
3. Verifique saldos e lançamentos
Depois de implementar os dois passos anteriores (e se habituar a eles), é chegado o momento de cuidar do processo a ser feito, ou seja, a conciliação em si. Você deve verificar cada lançamento feito na conta bancária e fazer a justaposição com os comprovantes que armazenou anteriormente.
O objetivo dessa análise criteriosa deve ser justamente identificar as datas das movimentações, ou seja, se os depósitos e pagamentos estão ocorrendo no momento certo. Além disso, é importante verificar os valores, bem como os responsáveis por tais transferências.
4. Corrija os erros
Eventualmente, é perfeitamente normal que alguns erros sejam identificados. Afinal de contas, esse é o objetivo deste trabalho. Sendo assim, não é preciso ficar desesperado (ou furioso) caso alguma divergência seja encontrada. O mesmo serve para a ausência de pagamento em data previamente definida.
A primeira atitude a ser tomada nesses casos é realizar uma nova conferência. Apesar de enfadonho, a tarefa repetida assegurará que o erro não foi seu. Caso a falha persista, o responsável deve ser procurado para que uma satisfação seja dada. Alguém pode ter esquecido de fazer o pagamento ou mesmo ter realizado o pagamento em duplicidade. Um bom processo de comunicação deve ser capaz de resolver a situação.
E como a MK te ajuda nisso?
Fazer a conciliação bancária regularmente pode ser um diferencial em seu provedor. O melhor meio para conseguir executar essa tarefa diariamente é usando sistemas informatizados que fornecem essa solução. É o caso do MK 3.0, o software voltado para ISPs da MK Solutions.
O MK possibilita personalizar o sistema para que ele reconheça os lançamentos do arquivo OFX conforme as categorias e categorizações cadastradas no sistema (tanto dos lançamentos de crédito ou débito da conta).
Também é possível, sempre que necessário, consultar qualquer conciliação já realizada dentro do sistema. O MK ainda possui uma segurança adicional que você pode ativar para que não permita excluir uma conciliação finalizada. Dessa forma, seu provedor mantém a integridade das informações, valores lançados e saldos conciliados.
Além de todas as vantagens já mencionadas, a conciliação possibilita acompanhar o saldo de todas as contas bancárias cadastradas dentro do sistema.
Gostou do conteúdo? Então aproveite e solicite uma apresentação para conhecer melhor tudo o que o software MK 3.0 pode fazer pela sua empresa de internet!
